Facturation électronique : obligations, comment s’y préparer

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique (ou e-invoicing) désigne le processus de création, d’envoi et de réception de factures par voie électronique, sans recours aux supports physiques.

Contrairement à une facture dématérialisée qui peut être sous forme numérique mais toujours transmise par des canaux traditionnels (comme l’e-mail avec une pièce jointe au format PDF), la facturation électronique utilise des formats structurés et normalisés.

Quels en sont les avantages ?

Paiements plus rapides : en général, les factures électroniques sont traitées plus rapidement
Mise en conformité avec les réglementations belges et européennes
Réduction des coûts : élimination des frais d’impression, d’affranchissement et de stockage des factures papier
Suivi comptable optimal : vos données comptables sont actualisées en continu, après réception ou envoi de vos factures électroniques
Gain de temps : à travers l’automatisation des processus de création, d’envoi et de réception des factures
Réduction des erreurs humaines : grâce à l’utilisation de formats structurés et normalisés.
Traçabilité facilitée : par des systèmes informatiques qui enregistrent les informations d’envoi et de réception
Sécurité des données : la plupart des systèmes de facturation électronique offrent des mesures de sécurité avancées pour protéger les informations sensibles
Facilité d’intégration : à d’autres logiciels de l’entreprise (comptabilité, gestion financière…)
Approche durable : à travers la réduction de la consommation de papier

Que dit la loi belge au sujet de la facturation électronique ?

La facturation électronique en B2G

L’arrêté royal du 9 mars 2022 a rendu la facturation électronique obligatoire dans la plupart des marchés publics et contrats de concession. Désormais, les factures concernées doivent être émises et envoyées via la plateforme électronique PEPPOL.

La transition vers l’e-facturation vise à améliorer la traçabilité, à limiter la fraude, à réduire l’écart de TVA et à simplifier les échanges entre les entreprises et les autorités publiques.

La mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire est progressive et dépend de la valeur estimée des marchés publics :

À partir du 1er novembre 2022 : la facturation électronique obligatoire est introduite pour les marchés publics dont la valeur estimée atteint ou dépasse le seuil européen de 214.000 € hors TVA.
À partir du 1er mai 2023 : l’obligation s’étend aux marchés publics d’une valeur égale ou supérieure à 30.000 € hors TVA.
À partir du 1er novembre 2023 : tous les autres marchés publics sont concernés, à l’exception de ceux d’une valeur inférieure à 3.000 € hors TVA.

Le Luxembourg a également mis en place des obligations similaires depuis le début de l’année 2022. Cela a entraîné une augmentation des activités liées à PEPPOL.

La facturation électronique B2B

À compter du 1er janvier 2026, les entreprises devront elles aussi impérativement utiliser des factures électroniques structurées lors de leurs transactions commerciales. Le gouvernement fédéral a choisi le réseau européen de facturation électronique PEPPOL pour garantir la normalisation de ces opérations.
Une importante campagne d’information sera mise en place par le SPF Finances pour informer toutes les parties concernées tout au long de la période de transition.

Comment passer à la facturation électronique ?

Il est fort probable que vous utilisiez déjà un logiciel de facturation électronique.

Pour être conforme aux normes actuelles, votre software doit être compatible avec le réseau PEPPOL au moyen d’un point d’accès certifié. Le SPF BOSA, l’administration fédérale responsable de la facturation électronique B2G, a établi une liste de solutions IT qui disposent de cette connectivité.

Votre logiciel habituel n’y figure pas ? N’hésitez pas à l’inviter à contacter Digiteal, le point d’accès PEPPOL préféré des entreprises et administrations tournées vers l’avenir. Nous serons ravis de l’aider à vous faire bénéficier des très nombreux avantages de la facturation électronique via PEPPOL.