Mandats de prélèvement SEPA : le guide complet

Qu’est-ce qu’un mandat de prélèvement SEPA ?

Ce document est un accord juridique qui autorise une entreprise ou une organisation à prélever des paiements directement sur le compte bancaire d’un particulier ou d’une autre entreprise dans la zone SEPA. Il nécessite une autorisation explicite, soit écrite, soit numérique, et doit être dûment signé par le débiteur.

Cet article offre un aperçu complet du mandat de prélèvement SEPA, de ses avantages pour les entreprises et des lignes directrices réglementaires qui encadrent son utilisation.

Qu’est-ce qu’un mandat de prélèvement SEPA ?

Un mandat de prélèvement SEPA, également appelé mandat SEPA, est un document juridique qui autorise une organisation à débiter des fonds directement du compte bancaire d’un particulier ou d’une entreprise. Cette autorisation doit être fournie par écrit ou par voie électronique et doit être signée par l’entité ou l’individu acceptant le paiement.

Le mandat SEPA comprend des informations essentielles sur le client, comme l’exige la réglementation DSP2, telles que le nom du débiteur, son adresse, sa signature, son numéro IBAN et son BIC, et précise le montant et la date du prélèvement.

Les avantages des mandats SEPA

Un mandat SEPA offre de nombreux points positifs pour les entreprises :

1 EFFICACE

Il simplifie le processus de collecte et de gestion des paiements récurrents

2 TRANSPARENT

Il permet aux entreprises de mieux surveiller l’état de leur trésorerie ainsi que les paiements entrants et sortants

3 AVANTAGEUX

Il réduit tous les frais associés.

Pour les clients, signer un mandat SEPA simplifie le processus de paiement récurrent pour des services tels que les abonnements, les factures de services publics et les services de télécommunications. Cela élimine la nécessité de lancer ou de confirmer manuellement chaque paiement récurrent.

Mandats SEPA papier et numériques

Les mandats SEPA sont disponibles et valides sous deux formats :

Les mandats SEPA papier

Les mandats SEPA papier nécessitent que le débiteur renvoie le formulaire complété, que le créancier doit ensuite numériser et stocker à la fois numériquement et physiquement. Ce processus ajoute de la complexité.

Les mandats SEPA numériques, sans papier.

Les mandats numériques offrent plusieurs avantages par rapport à leurs homologues papier :

Ils réduisent les processus de saisie manuelle, ce qui diminue la probabilité d’erreurs
Les mandats sans papier facilitent le stockage automatique et la récupération des données
Ils éliminent les désagréments et les coûts associés à l’impression et à l’envoi (ou à la numérisation) d’un formulaire papier.

Informations requises sur un mandat SEPA

Pour garantir la validité et la conformité complète, ainsi que pour éviter d’éventuels litiges ou demandes de révocation, un mandat SEPA doit inclure les informations suivantes :

Logo SEPA
Affichage du logo SEPA ou inclusion du mot « SEPA » est obligatoire
Référence unique de mandat
Une référence de mandat unique fournie et remplie par le créancier, limitée à un maximum de 35 caractères
Spécification
Une spécification qui indique s’il s’agit d’un mandat SEPA Core ou B2B
Texte légal
Fourniture du texte juridique approprié selon qu’il s’agit d’un mandat Core ou B2B
A propos du créancier

Toutes les informations nécessaires concernant le créancier (nom, adresse, pays, SCI*)

*SCI (Identifiant du Créancier SEPA)

A propos du débiteur
Toutes les informations nécessaires sur le compte du débiteur (nom, adresse, pays, IBAN, BIC)
Fréquence
La fréquence du prélèvement : prélèvement unique ou récurrent
Détails
Le lieu et la date où le mandat a été signé
Signature
La signature du débiteur, qui peut être électronique ou manuscrite
Conformité
Conformité aux obligations légales spécifiques qui peuvent varier selon les pays

Au-delà de ces exigences, la présentation du mandat est flexible (les créanciers sont libres de le concevoir selon leurs préférences).

Comment conserver vos mandats ?

Pour assurer la conformité, les mandats de prélèvement SEPA doivent être conservés pendant toute leur durée de validité et pour un minimum de 36 mois après la dernière collecte.

Il est essentiel que toutes les informations mandatées restent accessibles à des fins de vérification ou à des fins légales si nécessaire.

Mandats papier

Les commerçants doivent conserver tous les mandats papier signés, y compris toute modification ou annulation ultérieure. Ceux-ci peuvent être stockés sous forme de documents originaux ou sous forme numérisée.

Mandats électroniques

Les commerçants sont responsables de stocker (de manière sécurisée) toutes les données relatives aux mandats électroniques.

Mises à jour et modifications des mandats

Directives générales

Les commerçants (créanciers) et les clients (débiteurs) ont la possibilité de demander des modifications à un mandat SEPA à tout moment. Ces modifications doivent être convenues par les deux parties. Les deux banques associées doivent être informées de tout changement pour garantir le bon déroulement des transactions.

Responsabilités

Le débiteur et le créancier sont responsables de la mise en œuvre et de la communication des modifications aux mandats. Ces changements peuvent inclure (mais ne sont pas limités à) :

L’utilisation d’un nouvel identifiant de créancier (ICS) par le créancier
Changement de nom du créancier
Modifications du compte bancaire du débiteur (que ce soit au sein de la même banque ou vers une autre).

Les commerçants doivent :

Enregistrer et conserver toutes les modifications apportées à un mandat
Communiquer ces changements à la banque avant le prochain processus de collecte
S’assurer que tous les changements sont documentés et inclus dans le message XML pour le prochain paiement.

Modifications demandées

Quand se termine l’autorisation de prélèvement SEPA ?

Les autorisations de prélèvement SEPA pour les paiements récurrents n’ont généralement pas de date de fin spécifique et restent valides jusqu’à la fin du contrat associé.

Cependant, il est important de comprendre les conditions sous lesquelles un mandat expire :

Un mandat expire automatiquement 36 mois après le premier prélèvement s’il n’y a eu aucun autre prélèvement SEPA traité par la suite.
De même, si 36 mois se sont écoulés depuis la dernière transaction de prélèvement SEPA, le mandat expirera également.

Cette règle garantit que les mandats ne sont pas valables indéfiniment sans activité.

Annulation du mandat

Tant le client que le commerçant ont le droit d’annuler un mandat de prélèvement SEPA à tout moment. De plus, comme mentionné précédemment, tout mandat inactif pendant 36 mois doit être automatiquement annulé par le commerçant.

Pour annuler un mandat, le schéma SDD stipule que le client doit contacter le commerçant. Cela permettra une gestion appropriée de l’annulation.

Certaines banques ne respectent pas le schéma SEPA et permettent aux clients d’annuler un mandat par l’intermédiaire de leur banque. Dans ce cas, la banque n’informe pas le commerçant avant que celui-ci n’essaie de prélever des fonds sur ce mandat. L’effet pour le client et la banque est immédiat (si effectué pendant les heures d’ouverture bancaires), mais ce n’est pas la procédure correcte.

Une fois un mandat annulé, il ne peut pas être réutilisé. Un nouveau mandat doit être établi pour tout autre prélèvement automatique.

Annulation de retrait

Le prélèvement SEPA Direct Debit Core offre une forte protection aux clients intégrée dans les règles du schéma. Tout retrait peut être annulé dans un délai de huit semaines après le prélèvement sans avoir à fournir de justification. Les fonds prélevés doivent être restitués par le commerçant.

Pour les clients

Pour révoquer une autorisation de prélèvement SEPA, les clients doivent notifier leur banque en fournissant une raison à l’annulation. La banque informera alors l’entreprise et cessera de collecter les paiements ou remboursera les montants contestés.

Pour les commerçants

Les commerçants sont responsables de la conservation de tous les documents d’annulation. S’il reste encore des prélèvements à effectuer après une annulation, les détails de l’annulation doivent être inclus dans la collecte finale. etc.).

Les entreprises doivent fournir aux clients un mécanisme accessible et simple pour annuler un prélèvement SEPA. Cela inclut une communication claire sur le processus d’annulation et la mise à disposition des informations pertinentes (sur les sites web, dans les contrats, etc.).

Renouvellement ou extension des mandats SEPA

Les mandats ne peuvent être renouvelés ou prolongés que par communication écrite.

Si un mandat est annulé ou expire, l’entreprise ne peut légalement pas continuer les prélèvements. Par conséquent, les entreprises doivent surveiller la validité des mandats et les renouveler dès que nécessaire.

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Digiteal propose une solution flexible et sécurisée pour la collecte des domiciliations SEPA, tout en vous permettant de garder le contrôle sur votre processus de gestion des mandats.

Vous recueillez, autorisez et conservez le mandat SEPA dans votre propre parcours client. Une fois le mandat créé, vous pouvez transmettre les informations requises à Digiteal afin de permettre les prélèvements récurrents.

Lors de la création du mandat, vous pouvez intégrer une vérification supplémentaire du compte dans votre parcours. Notre API Verification of Payee confirme si le nom du client fourni correspond au titulaire de l’IBAN indiqué. Une demande de micro-paiement de 0,01 € peut également être utilisée pour authentifier.

Ces services contribuent à renforcer votre processus de création du mandat sans remplacer le mandat lui-même ni l’autorisation du client.

Une fois les prélèvements récurrents lancés, Digiteal tient vos systèmes informés du statut des paiements par le biais de webhooks. Cela facilite l’automatisation des actions de suivi et la gestion de l’ensemble du cycle de vie du paiement.