Un mandat de prélèvement SEPA, également appelé mandat SEPA, est un document juridique qui autorise une organisation à débiter des fonds directement du compte bancaire d’un particulier ou d’une entreprise. Cette autorisation doit être fournie par écrit ou par voie électronique et doit être signée par l’entité ou l’individu acceptant le paiement.
Le mandat SEPA comprend des informations essentielles sur le client, comme l’exige la réglementation DSP2, telles que le nom du débiteur, son adresse, sa signature, son numéro IBAN et son BIC, et précise le montant et la date du prélèvement.
Un mandat SEPA offre de nombreux points positifs pour les entreprises :
Il simplifie le processus de collecte et de gestion des paiements récurrents
Il permet aux entreprises de mieux surveiller l’état de leur trésorerie ainsi que les paiements entrants et sortants
Il réduit tous les frais associés
Pour les clients, signer un mandat SEPA simplifie le processus de paiement récurrent pour des services tels que les abonnements, les factures de services publics et les services de télécommunications. Cela élimine la nécessité de lancer ou de confirmer manuellement chaque paiement récurrent.
Les mandats SEPA sont disponibles et valides sous deux formats :
Les mandats SEPA papier nécessitent que le débiteur renvoie le formulaire complété, que le créancier doit ensuite numériser et stocker à la fois numériquement et physiquement. Ce processus ajoute de la complexité.
Les mandats numériques offrent plusieurs avantages par rapport à leurs homologues papier :
Pour garantir la validité et la conformité complète, ainsi que pour éviter d’éventuels litiges ou demandes de révocation, un mandat SEPA doit inclure les informations suivantes :
Au-delà de ces exigences, la présentation du mandat est flexible (les créanciers sont libres de le concevoir selon leurs préférences).
Pour assurer la conformité, les mandats de prélèvement SEPA doivent être conservés pendant toute leur durée de validité et pour un minimum de 36 mois après la dernière collecte.
Il est essentiel que toutes les informations mandatées restent accessibles à des fins de vérification ou à des fins légales si nécessaire.
Les commerçants doivent conserver tous les mandats papier signés, y compris toute modification ou annulation ultérieure. Ceux-ci peuvent être stockés sous forme de documents originaux ou sous forme numérisée.
Les commerçants sont responsables de stocker (de manière sécurisée) toutes les données relatives aux mandats électroniques.
Les commerçants (créanciers) et les clients (débiteurs) ont la possibilité de demander des modifications à un mandat SEPA à tout moment. Ces modifications doivent être convenues par les deux parties. Les deux banques associées doivent être informées de tout changement pour garantir le bon déroulement des transactions.
Tant le client que le commerçant ont le droit d’annuler un mandat de prélèvement SEPA à tout moment. De plus, comme mentionné précédemment, tout mandat inactif pendant 36 mois doit être automatiquement annulé par le commerçant.
Si un client initie une annulation via sa banque, celle-ci prend effet immédiatement (si réalisée pendant les heures d’ouverture des banques). Le commerçant dispose de trois jours ouvrables pour la traiter.
Une fois un mandat annulé, il ne peut plus être réutilisé. Un nouveau mandat doit être établi pour tout paiement par prélèvement ultérieur.
Il est important de noter qu’un retrait de prélèvement SEPA Core peut être annulé dans un délai de huit semaines après le retrait sans fournir de raison, et les fonds collectés doivent être remboursés.
Pour révoquer une autorisation de prélèvement SEPA, les clients doivent notifier leur banque en fournissant une raison à l’annulation. La banque informera alors l’entreprise et cessera de collecter les paiements ou remboursera les montants contestés.
Les commerçants sont responsables de la conservation de tous les documents d’annulation. S’il reste encore des prélèvements à effectuer après une annulation, les détails de l’annulation doivent être inclus dans la collecte finale. etc.).
Les entreprises doivent fournir aux clients un mécanisme accessible et simple pour annuler un prélèvement SEPA. Cela inclut une communication claire sur le processus d’annulation et la mise à disposition des informations pertinentes (sur les sites web, dans les contrats, etc.).
Les mandats ne peuvent être renouvelés ou prolongés que par communication écrite.
Si un mandat est annulé ou expire, l’entreprise ne peut légalement pas continuer les prélèvements. Par conséquent, les entreprises doivent surveiller la validité des mandats et les renouveler dès que nécessaire.
Digiteal offre une solution unique et hautement sécurisée pour créer, valider et stocker vos mandats SEPA.
Notre processus d’autorisation utilise l’authentification forte du client (SCA) dans l’environnement bancaire du client. Cela améliore considérablement la sécurité et réduit le risque de fraude. Chaque autorisation est certifiée par Digiteal et vous aide à fournir une preuve vérifiable du mandat si le débiteur ou sa banque le demande.
En utilisant Digiteal, vous bénéficiez de mises à jour en temps réel sur le traitement des mandats via des webhooks. De plus, toute annulation du prélèvement SEPA (SDD) est également communiquée via des webhooks. Les retraits peuvent être effectués depuis n’importe quelle banque prenant en charge le SDD et Digiteal peut régler les paiements vers n’importe quelle banque de la zone SEPA. Cela offre une flexibilité exceptionnelle pour permettre les SDD dans toute l’Europe à tous les commerçants.
Digiteal garantit que vos autorisations de mandat sont stockées et archivées en toute sécurité pendant 20 ans, avec la possibilité de prolonger cette période.
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