Copy to Bookkeeper : Peppol s’ouvre aux échanges de documents comptables

Peppol est devenu la référence pour l’échange de factures électroniques entre fournisseurs et clients. Mais en pratique, le parcours d’une facture ne s’arrête pas là : les entreprises doivent également transmettre leurs factures entrantes et sortantes à leur comptable. Aujourd’hui, cette étape repose encore souvent sur des API propriétaires ou des portails comptables. Certaines entreprises utilisent des exports de fichiers, des e-mails ou des réseaux privés d’échange de documents.

Le processus Copy to Bookkeeper de Peppol répond à ce besoin en proposant une méthode standardisée pour transmettre des copies de documents de facturation à travers le réseau Peppol.

Le principe est simple : les entreprises et leurs fournisseurs de logiciels peuvent envoyer à leur comptable une copie inchangée de leurs documents de facturation par Peppol par le biais d’un processus standardisé.

Pour les éditeurs de logiciels et les points d’accès Peppol, ce processus réduit le besoin d’intégrations spécifiques entre systèmes. Pour les cabinets comptables, il permet de recevoir les documents de leurs clients de manière plus automatisée et plus uniforme.

Digiteal dirige actuellement le groupe de travail belge Peppol consacré aux échanges impliquant des tiers. Nous avons coordonné la demande de modification (RFC) relative à Copy to Bookkeeper avec des experts Peppol belges et européens.

Qu’est-ce que Copy to Bookkeeper ?

Copy to Bookkeeper est un processus Peppol conçu pour transmettre une copie d’un document de facturation existant à un comptable.

Le point essentiel est que cette copie comptable ne constitue pas une nouvelle facture. Il s’agit du même document commercial, transmis par Peppol dans un autre objectif. Les informations d’origine restent inchangées. Cela concerne notamment l’identité du fournisseur et du client ainsi que les montants et les données de TVA.

C’est le contexte de transmission qui change. Au lieu d’être envoyé dans le cadre du processus habituel de facturation entre fournisseur et client, le document est transmis au comptable à travers Peppol. Cette distinction est un principe fondamental de l’architecture Copy to Bookkeeper.

Pourquoi Copy to Bookkeeper est-il nécessaire ?

Le fonctionnement traditionnel de la facturation Peppol est simple : le fournisseur envoie une facture par l’intermédiaire de son point d’accès. Celle-ci transite ensuite par le réseau Peppol jusqu’au point d’accès du client, avant d’arriver dans son logiciel.

Mais les processus comptables impliquent davantage d’intervenants. Un fournisseur peut utiliser un ERP ou un logiciel de facturation pour émettre ses factures tout en confiant sa comptabilité à une autre plateforme ou à un cabinet comptable externe. De son côté, un client peut recevoir ses factures dans un ERP ou un logiciel de gestion documentaire. Ces mêmes factures doivent ensuite parvenir à son environnement comptable.

Jusqu’à présent, les éditeurs de logiciels ont dû répondre à ce besoin en dehors de Peppol. Ils peuvent notamment développer des intégrations directes avec les plateformes comptables ou mettre des API à disposition. Ils peuvent aussi recourir à des réseaux privés ou demander aux clients d’exporter et de transférer manuellement leurs factures. Ces solutions fonctionnent mais elles sont difficiles à déployer à grande échelle.

Chaque nouvelle connexion entre deux logiciels peut nécessiter une intégration supplémentaire, avec ses propres mécanismes d’authentification. Elle implique aussi de gérer la correspondance des données et la maintenance. Copy to Bookkeeper vise à réduire cette complexité grâce à un flux Peppol standardisé.

Comment fonctionne Copy to Bookkeeper ?

Diagram illustrating the Copy to Bookkeeper Peppol flow for exchanging accounting documents with bookkeepers

Imaginons qu’un fournisseur crée une facture pour un client. Le flux Peppol habituel reste inchangé. Le fournisseur transmet sa facture au client par Peppol en utilisant le processus standard de facturation.

Supposons maintenant que ce fournisseur souhaite également transmettre cette facture à son logiciel comptable ou à son comptable externe. Un second envoi par Peppol peut alors être effectué : fournisseur → comptable du fournisseur. Le document transmis reste exactement la facture d’origine.

Le même principe s’applique du côté du client. Une facture reçue via Peppol peut ensuite être transférée vers son environnement comptable : client → comptable du client. Là encore, le document reste inchangé.

Ce mécanisme repose sur un flux Peppol BIS Copy spécifique. Il s’appuie sur le processus de facturation existant mais prévoit des règles particulières pour permettre la transmission de documents de facturation à des tiers.

Peppol ne sert donc plus uniquement à échanger des documents entre partenaires commerciaux : il devient également un moyen standardisé de transmettre des documents entre les entreprises et leurs comptables.

Le fonctionnement technique

D’un point de vue technique, Copy to Bookkeeper introduit une différence importante par rapport aux échanges Peppol BIS Billing classiques.

Dans une transaction de facturation Peppol standard, les identifiants de l’expéditeur et du destinataire présents dans l’enveloppe de transport doivent normalement correspondre aux parties commerciales mentionnées dans le document. Cette règle est logique lorsqu’une facture est transmise directement du fournisseur au client. Elle ne convient toutefois pas à l’envoi d’une copie à un tiers.

Lorsqu’un client reçoit une facture puis la transmet à son comptable, il devient l’expéditeur du message Peppol. Pourtant, le fournisseur indiqué dans la facture reste le fournisseur d’origine. De même, le destinataire du message Peppol devient le comptable tandis que le client mentionné dans la facture reste inchangé.

Le processus Copy to Bookkeeper repose sur deux éléments techniques fondamentaux :

Un Process Identifier spécifique permet d’identifier les échanges Copy to Bookkeeper grâce au nom de processus « bookkeeping ».
Une exception aux règles Peppol « Compliance to BIS » autorise les identifiants de l’expéditeur et du destinataire dans l’enveloppe de transport SBDH à différer des valeurs EndpointID correspondantes dans le document commercial. Cette exception permet de transmettre le document de facturation d’origine sans le modifier tout en indiquant clairement qu’il s’agit d’une copie destinée à la comptabilité.

Bien plus que des factures

Les factures constituent le cas d’usage le plus évident mais Copy to Bookkeeper couvre un ensemble plus large de documents de facturation. Le processus prend également en charge les notes de crédit et les documents d’autofacturation. Il permet aussi de transmettre les réponses aux factures avec les adaptations nécessaires au niveau des rôles. C’est important car les processus comptables ne se limitent pas aux factures.

En prenant en charge différents types de documents, Copy to Bookkeeper pose les bases d’échanges comptables plus complets au sein de l’écosystème Peppol. Il ne s’agit donc pas d’un mécanisme supplémentaire limité aux seules factures.

Pourquoi est-ce important pour les éditeurs de logiciels ?

Pour les éditeurs d’ERP et de logiciels comptables ainsi que pour les plateformes de facturation, Copy to Bookkeeper introduit un mécanisme standardisé qui simplifie considérablement l’interopérabilité entre les logiciels de gestion et les applications comptables.

Aujourd’hui, un éditeur qui souhaite transmettre des documents vers différents environnements comptables doit parfois prendre en charge plusieurs API propriétaires ou mécanismes d’échange. Un processus Peppol standardisé change cette approche. Au lieu de se demander comment intégrer chaque plateforme comptable individuellement, les éditeurs peuvent désormais poser une autre question : « cet environnement comptable peut-il recevoir ce processus Peppol ? ». Cette évolution ouvre la voie à une architecture beaucoup plus facile à déployer à grande échelle.

Un éditeur pourrait mettre en place un seul mécanisme standardisé et le proposer à de nombreux environnements comptables. Cela suppose toutefois que les points d’accès concernés et les applications destinataires prennent en charge le processus. Cette évolution permet également d’améliorer l’expérience utilisateur. Par exemple, une entreprise pourrait configurer une seule fois les coordonnées de son comptable. Ses documents de facturation entrants et sortants seraient ensuite transmis automatiquement, sans manipulation manuelle et sans échange par e-mail.

Pourquoi est-ce important pour les points d’accès Peppol ?

Les points d’accès constituent le deuxième maillon essentiel du processus. Même si un ERP ou un logiciel comptable prend en charge Copy to Bookkeeper, l’infrastructure Peppol doit également être capable de transporter ce nouveau type de flux.

Les points d’accès devront donc reconnaître et prendre en charge le Process Identifier spécifique. Ils devront aussi appliquer correctement les règles de transport associées.

Du côté de l’envoi, un point d’accès peut être amené à transmettre un document inchangé au comptable d’un client, pour le compte de ce dernier. Du côté de la réception, un point d’accès qui dessert des comptables ou des plateformes comptables doit pouvoir déclarer cette nouvelle capacité de réception et traiter les documents correspondants. Ce point est particulièrement important car la prise en charge de Copy to Bookkeeper est facultative.

Tous les participants Peppol ne doivent donc pas nécessairement adopter ce processus. Il concerne principalement les prestataires de services dont les clients ont besoin d’échanger des documents avec des environnements comptables. Une coordination dès le départ entre les éditeurs de logiciels et les points d’accès Peppol est donc particulièrement utile.

Quels sont les avantages pour les comptables ?

Pour les cabinets comptables, l’avantage est simple : les documents peuvent arriver automatiquement via un réseau standardisé. Plutôt que de devoir vérifier quel ERP chaque client utilise ou à quel portail se connecter, un environnement comptable pourrait recevoir directement les documents par Peppol. Cela permet de réduire la collecte manuelle des documents et de limiter la dépendance aux intégrations propriétaires. L’intégration de nouveaux clients peut également devenir plus simple.

Si les deux parties prennent en charge le processus, le cabinet comptable n’a plus besoin d’une intégration spécifique avec chaque logiciel de facturation utilisé par ses clients. Pour les grandes plateformes comptables qui accompagnent des milliers d’entreprises, ce gain d’interopérabilité peut être considérable.

Pourquoi ne pas simplement envoyer la facture deux fois ?

Il est important de distinguer Copy to Bookkeeper d’un “simple” double envoi de facture.

La copie comptable n’est pas une nouvelle facture commerciale adressée à un autre acheteur. Il s’agit d’une copie d’un document existant, transmise dans un objectif différent.

C’est précisément pour cette raison que Copy to Bookkeeper utilise un processus Peppol distinct. Son Process Identifier spécifique permet d’identifier clairement l’objectif de l’envoi. Les logiciels et les points d’accès peuvent ainsi distinguer une copie comptable d’une transaction de facturation classique. Cette approche évite également de modifier la facture d’origine uniquement pour permettre son transfert.

D’une initiative belge à la standardisation Peppol

Copy to Bookkeeper est né des travaux du Belgian Peppol Service Provider Forum. Ce forum a créé un groupe de travail consacré aux échanges impliquant des tiers dans l’écosystème Peppol.

Ces scénarios concernent notamment les sociétés de factoring et les comptables. Ils couvrent également les échanges impliquant des mandataires d’achat, lorsque des documents commerciaux doivent être transmis à d’autres parties que le fournisseur ou le client d’origine.

Digiteal dirige ce groupe de travail belge et coordonne l’initiative Copy to Bookkeeper en collaboration avec des experts Peppol belges et européens.

Ces travaux ont abouti à une demande de modification officielle auprès d’OpenPeppol. Le document RFC correspondant définit les principes architecturaux nécessaires pour transmettre des documents de facturation inchangés aux intervenants comptables.

Après son approbation dans le cadre du processus de gouvernance d’OpenPeppol, Copy to Bookkeeper dispose désormais d’un cadre standardisé pour ces échanges.
Ce cadre prévoit un Process Identifier dédié et des règles de transport spécifiques.

Il s’agit d’une étape importante vers une interopérabilité Peppol qui dépasse les échanges traditionnels entre fournisseurs et clients.

Une étape importante dans l’évolution de Peppol

Copy to Bookkeeper répond à un besoin comptable très concret. Il introduit également des principes architecturaux qui pourront servir à d’autres scénarios impliquant des tiers.

À l’origine, Peppol a principalement été conçu pour les échanges entre partenaires commerciaux.
Aujourd’hui, les flux documentaires font intervenir davantage d’acteurs. Les comptables et les sociétés de factoring en sont des exemples. Les mandataires d’achat peuvent également jouer un rôle dans ces échanges.

Le groupe de travail belge consacré aux scénarios impliquant des tiers étudie ces différents cas d’usage en parallèle. Selon les notes du forum belge, le scénario du factoring nécessite encore des contributions supplémentaires de la part des acteurs métier. Le scénario impliquant des mandataires d’achat pourrait, quant à lui, réutiliser le mécanisme de copie développé pour la comptabilité. Copy to Bookkeeper constitue donc une base importante pour étendre les échanges avec des tiers au sein de l’écosystème Peppol.

Grâce à ce processus, Peppol propose une approche standardisée pour transmettre des copies de documents de facturation à des tiers autorisés. Les principes techniques sous-jacents ouvrent aussi la voie à d’autres processus impliquant des participants supplémentaires.

De la standardisation à la mise en œuvre

Maintenant que le processus Copy to Bookkeeper est standardisé, les éditeurs de logiciels et les points d’accès Peppol peuvent commencer à développer les fonctionnalités nécessaires à son utilisation.

Plusieurs questions importantes doivent encore être abordées :

Comment les clients pourront-ils configurer leur comptable ?
Comment identifier le participant Peppol destinataire ?
Comment déclarer ce processus spécifique dans le SMP ?
Comment déclencher l’envoi des copies entrantes et sortantes ?
Comment éviter le traitement de documents en double ?
Comment distinguer les copies des transactions de facturation classiques ?
Comment les applications comptables pourront-elles attribuer chaque document reçu au bon dossier client ?

Ces questions concernent l’ensemble du parcours documentaire, depuis le logiciel de gestion jusqu’à l’application comptable destinataire en passant par le point d’accès Peppol. La collaboration entre les éditeurs de logiciels et les prestataires de services Peppol sera donc essentielle à l’adoption du processus. Un guide d’implémentation est en cours de préparation pour répondre à ces questions.

Comment Digiteal peut vous accompagner

Digiteal dirige le groupe de travail belge Peppol consacré aux scénarios impliquant des tiers. Nous jouons un rôle moteur dans le développement et la standardisation de Copy to Bookkeeper, aux côtés d’autres experts Peppol belges et européens. Cette implication permet à Digiteal de disposer d’une expertise directe des besoins métier et des principes techniques liés à la mise en œuvre de Copy to Bookkeeper.

Pour les éditeurs de logiciels et les points d’accès Peppol qui souhaitent adopter ce processus, Digiteal peut les aider à évaluer son impact sur leurs flux Peppol existants et à comprendre les exigences techniques. Digiteal peut également les accompagner dans l’adaptation de leur infrastructure et l’intégration du processus standardisé à leurs solutions.
Que vous soyez éditeur d’ERP, fournisseur de logiciels comptables ou opérateur d’un point d’accès Peppol, Digiteal peut vous accompagner dans l’adoption de Copy to Bookkeeper et vous aider à tirer parti de cette nouvelle possibilité d’interopérabilité.
Pour l’écosystème Peppol, Copy to Bookkeeper représente bien plus qu’un nouveau circuit de transmission documentaire. C’est une occasion de remplacer une partie des intégrations propriétaires par une infrastructure interopérable et d’étendre l’utilité de Peppol au-delà des échanges traditionnels entre fournisseurs et clients.