Copy to Bookkeeper: Peppol maakt de uitwisseling van boekhoudkundige documenten mogelijk

Peppol is uitgegroeid tot de standaard voor de uitwisseling van elektronische facturen tussen leveranciers en klanten. Maar in de praktijk stopt het traject van een factuur daar niet. Bedrijven moeten hun inkomende en uitgaande facturen ook bezorgen aan hun boekhouder. Vandaag gebeurt dat nog vaak met eigen API’s of boekhoudportalen. Sommige bedrijven gebruiken bestandsexports, e-mails of private netwerken voor documentuitwisseling.

Het Peppolproces Copy to Bookkeeper biedt hiervoor een oplossing met een gestandaardiseerde manier om kopieën van facturatiedocumenten uit te wisselen op het Peppolnetwerk.

Het principe is eenvoudig. Bedrijven en hun softwareleveranciers kunnen een ongewijzigde kopie van hun facturatiedocumenten naar hun boekhouder sturen over het Peppolnetwerk, volgens een gestandaardiseerd proces.

Voor softwareleveranciers en Peppol Access Points vermindert dit proces de nood aan specifieke integraties tussen systemen. Voor accountantskantoren biedt het een meer geautomatiseerde en uniforme manier om documenten van klanten te ontvangen.

Digiteal leidt momenteel de Belgische Peppolwerkgroep die zich bezighoudt met uitwisselingen waarbij derden betrokken zijn. Het bedrijf heeft samen met Belgische en Europese Peppolexperts de wijzigingsaanvraag (RFC) voor Copy to Bookkeeper gecoördineerd.

Wat is Copy to Bookkeeper?

Copy to Bookkeeper is een Peppolproces waarmee een kopie van een bestaand facturatiedocument naar een boekhouder kan worden verstuurd.

Het belangrijkste is dat deze boekhoudkundige kopie geen nieuwe factuur is. Het gaat om hetzelfde zakelijke document, dat over het Peppolnetwerk voor een ander doel wordt doorgestuurd. De oorspronkelijke gegevens blijven ongewijzigd. Dat geldt onder meer voor de leverancier en de klant, maar ook voor de bedragen en de btw-gegevens.

Wat verandert is de context waarin het document wordt verzonden. In plaats van het document te versturen volgens het gebruikelijke facturatieproces tussen leverancier en klant, wordt Peppol gebruikt om een kopie naar de boekhouder te sturen. Dit onderscheid vormt een fundamenteel principe van de architectuur achter Copy to Bookkeeper.

Waarom is Copy to Bookkeeper nodig?

Het traditionele facturatieproces op Peppol is eenvoudig. Een leverancier verstuurt een factuur vanuit zijn Access Point. De factuur wordt vervolgens over het Peppolnetwerk afgeleverd bij het Access Point van de klant en komt uiteindelijk in diens software terecht.

Maar bij boekhoudprocessen zijn meer partijen betrokken. Een leverancier kan bijvoorbeeld een ERP of facturatieprogramma gebruiken om facturen op te stellen, terwijl de boekhouding op een ander platform of door een extern accountantskantoor wordt beheerd. Een klant kan op zijn beurt facturen ontvangen in een ERP of een documentbeheersysteem. Diezelfde facturen moeten vervolgens ook in de boekhoudomgeving terechtkomen.

Daarom hebben softwareleveranciers dit probleem tot nu toe buiten Peppol moeten oplossen. Ze kunnen bijvoorbeeld rechtstreekse koppelingen met boekhoudplatformen ontwikkelen of API’s aanbieden. Andere mogelijkheden zijn private netwerken of klanten vragen om facturen manueel te exporteren en door te sturen. Deze oplossingen werken, maar zijn moeilijk op grote schaal toe te passen.

Elke nieuwe koppeling tussen twee softwaresystemen kan een bijkomende integratie vereisen, met een eigen authenticatiemechanisme. Ook de afstemming van gegevens en het onderhoud brengen extra werk met zich mee. Copy to Bookkeeper wil die complexiteit verminderen met een gestandaardiseerde Peppolflow.

Hoe werkt Copy to Bookkeeper?

Diagram illustrating the Copy to Bookkeeper Peppol flow for exchanging accounting documents with bookkeepers

Stel dat een leverancier een factuur opstelt voor een klant.
De gebruikelijke Peppolflow blijft ongewijzigd. De leverancier verstuurt de factuur naar de klant over het Peppolnetwerk, volgens het standaard facturatieproces.

Stel nu dat de leverancier dezelfde factuur ook naar zijn boekhoudsoftware of externe boekhouder wil sturen.
Dan kan er een tweede verzending over Peppol plaatsvinden: leverancier → boekhouder van de leverancier. Het verzonden document blijft exact dezelfde factuur.

Hetzelfde principe geldt aan de kant van de klant. Een factuur die op Peppol wordt ontvangen, kan vervolgens worden doorgestuurd naar de boekhoudomgeving: klant → boekhouder van de klant. Ook hier blijft het document ongewijzigd.

Dit mechanisme maakt gebruik van een specifieke Peppol BIS Copy flow. Die is gebaseerd op het bestaande Billingproces, maar bevat aangepaste regels om facturatiedocumenten naar derden te kunnen versturen.

Peppol dient daardoor niet langer alleen voor de uitwisseling van documenten tussen handelspartners. Het wordt ook een gestandaardiseerde manier om documenten uit te wisselen tussen bedrijven en hun boekhouders.

Het technische principe

Technisch gezien introduceert Copy to Bookkeeper een belangrijk verschil ten opzichte van de gebruikelijke Peppol BIS Billing uitwisselingen.

Bij een standaard Peppolfacturatie moeten de afzender en de ontvanger in de transportenvelop normaal overeenkomen met de zakelijke partijen die in het document vermeld staan. Dat is logisch wanneer een factuur rechtstreeks van een leverancier naar een klant wordt verstuurd. Maar bij het doorsturen van een kopie naar een derde partij werkt dit niet.

Wanneer een klant een factuur ontvangt en die vervolgens naar zijn boekhouder doorstuurt, wordt de klant de afzender van het Peppolbericht. Toch blijft de oorspronkelijke leverancier als leverancier op de factuur vermeld. Op dezelfde manier wordt de boekhouder de ontvanger van het Peppolbericht, terwijl de klant op de factuur ongewijzigd blijft.

Het Copy to Bookkeeper proces steunt op twee fundamentele technische elementen:

Een specifieke Process Identifier maakt het mogelijk om Copy to Bookkeeper uitwisselingen te herkennen aan de procesnaam ‘bookkeeping’.
Een uitzondering op de Peppolregels voor ‘Compliance to BIS’ laat toe dat de identificatiegegevens van de afzender en ontvanger in de SBDH transportenvelop verschillen van de overeenkomstige EndpointID waarden in het zakelijke document. Dankzij deze uitzondering kan het oorspronkelijke facturatiedocument ongewijzigd worden doorgestuurd. Tegelijk blijft duidelijk dat het om een kopie voor de boekhouding gaat.

Meer dan alleen facturen

Facturen zijn de meest voor de hand liggende toepassing, maar Copy to Bookkeeper ondersteunt meer soorten facturatiedocumenten. Ook creditnota’s en documenten voor zelffacturatie vallen hieronder. Daarnaast kunnen antwoorden op facturen worden uitgewisseld, met de nodige aanpassingen aan de betrokken rollen. Dat is belangrijk, want boekhoudprocessen draaien niet uitsluitend om facturen.

Door verschillende documenttypes te ondersteunen, legt Copy to Bookkeeper de basis voor een uitgebreidere uitwisseling van boekhoudkundige documenten binnen het Peppolecosysteem. Het gaat dus niet om een afzonderlijk mechanisme dat alleen voor facturen dient.

Waarom is dit belangrijk voor softwareleveranciers?

Voor leveranciers van ERP en boekhoudsoftware, maar ook voor aanbieders van facturatieplatformen, introduceert Copy to Bookkeeper een gestandaardiseerd mechanisme dat de interoperabiliteit tussen bedrijfssoftware en boekhoudtoepassingen aanzienlijk vereenvoudigt.

Vandaag moet een softwareleverancier die documenten naar verschillende boekhoudomgevingen wil sturen soms meerdere eigen API’s of uitwisselingsmechanismen ondersteunen. Een gestandaardiseerd Peppolproces verandert die aanpak. In plaats van zich af te vragen hoe elk boekhoudplatform afzonderlijk geïntegreerd moet worden, kunnen softwareleveranciers voortaan een andere vraag stellen: ‘Kan deze boekhoudomgeving dit Peppolproces ontvangen?’. Dat maakt een architectuur mogelijk die veel gemakkelijker op grote schaal kan worden ingezet.

Een softwareleverancier zou één gestandaardiseerd mechanisme kunnen implementeren en het beschikbaar maken voor verschillende boekhoudomgevingen. Daarvoor moeten de betrokken Access Points en ontvangende toepassingen het proces wel ondersteunen. Deze evolutie kan ook de gebruikerservaring verbeteren. Een bedrijf zou bijvoorbeeld zijn boekhouder één keer kunnen instellen. Daarna kunnen inkomende en uitgaande facturatiedocumenten automatisch worden doorgestuurd, zonder manuele handelingen of uitwisseling per e-mail.

Waarom is dit belangrijk voor Peppol Access Points?

Access Points vormen de tweede essentiële schakel in het proces. Zelfs wanneer een ERP of boekhoudpakket Copy to Bookkeeper ondersteunt, moet ook de Peppolinfrastructuur deze nieuwe flow kunnen verwerken.

Access Points moeten daarom de specifieke Process Identifier herkennen en ondersteunen. Ze moeten ook de bijbehorende transportregels correct toepassen.

Aan de verzendende kant kan een Access Point een ongewijzigd document namens een klant naar diens boekhouder moeten sturen. Aan de ontvangende kant moet een Access Point dat accountants of boekhoudplatformen bedient, deze nieuwe ontvangstmogelijkheid kunnen registreren en de bijbehorende documenten kunnen verwerken. Dat is bijzonder belangrijk omdat ondersteuning voor Copy to Bookkeeper niet verplicht is.

Niet elke Peppoldeelnemer of elk Access Point hoeft dit proces dus te ondersteunen. Het is vooral relevant voor dienstverleners waarvan de klanten documenten moeten uitwisselen met boekhoudomgevingen. Een goede afstemming tussen softwareleveranciers en Peppol Access Points vanaf het begin is daarom bijzonder waardevol.

Welke voordelen biedt dit voor accountants en boekhouders?

Voor accountantskantoren is het voordeel duidelijk: documenten kunnen automatisch binnenkomen over een gestandaardiseerd netwerk. In plaats van voor elke klant na te gaan welk ERP die gebruikt of op welk portaal moet worden ingelogd, kan een boekhoudomgeving documenten rechtstreeks op Peppol ontvangen. Dat vermindert het manueel verzamelen van documenten en beperkt de afhankelijkheid van eigen integraties. Ook het aansluiten van nieuwe klanten kan eenvoudiger worden.

Als beide partijen het proces ondersteunen, heeft het accountantskantoor geen specifieke koppeling meer nodig met elk facturatieprogramma dat zijn klanten gebruiken. Voor grote boekhoudplatformen die duizenden bedrijven bedienen, kan die verbeterde interoperabiliteit een aanzienlijk voordeel opleveren.

Waarom niet gewoon de factuur twee keer versturen?

Het is belangrijk om Copy to Bookkeeper te onderscheiden van het simpelweg twee keer verzenden van dezelfde factuur.

De boekhoudkundige kopie is geen nieuwe commerciële factuur die naar een andere klant wordt gestuurd. Het gaat om een kopie van een bestaand document, die voor een ander doel wordt verzonden.

Precies daarom gebruikt Copy to Bookkeeper een afzonderlijk Peppolproces. De specifieke Process Identifier maakt het doel van de verzending duidelijk. Zo kunnen softwaretoepassingen en Access Points een boekhoudkundige kopie onderscheiden van een gewone facturatietransactie. Bovendien hoeft de oorspronkelijke factuur niet te worden aangepast om ze te kunnen doorsturen.

Van Belgisch initiatief naar Peppolstandaard

Copy to Bookkeeper is ontstaan uit de werkzaamheden van het Belgian Peppol Service Provider Forum. Dit forum richtte een specifieke werkgroep op om uitwisselingen met derde partijen binnen het Peppolecosysteem te onderzoeken.

Deze scenario’s omvatten onder meer uitwisselingen met factoringmaatschappijen en accountants. Ook aankoopagenten komen aan bod wanneer zakelijke documenten moeten worden doorgestuurd naar andere partijen dan de oorspronkelijke leverancier of klant.

Digiteal leidt deze Belgische werkgroep en coördineert het Copy to Bookkeeper initiatief in samenwerking met Belgische en Europese Peppolexperts.

Dit gezamenlijke werk leidde tot een officiële wijzigingsaanvraag bij OpenPeppol. Het bijbehorende RFC document beschrijft de architectuurprincipes die nodig zijn om ongewijzigde facturatiedocumenten naar boekhoudkundige partijen te versturen.

Na de goedkeuring binnen het bestuursproces van OpenPeppol beschikt Copy to Bookkeeper over een gestandaardiseerd kader voor deze uitwisselingen.
Dit kader omvat een specifieke Process Identifier en aangepaste transportregels.

Het is een belangrijke stap om de interoperabiliteit van Peppol uit te breiden tot buiten de traditionele documentuitwisseling tussen leveranciers en klanten.

Een belangrijke stap in de evolutie van Peppol

Copy to Bookkeeper biedt een oplossing voor een concreet boekhoudkundig probleem. Tegelijk introduceert het architectuurprincipes die ook bruikbaar kunnen zijn voor andere scenario’s met derde partijen.

Peppol werd oorspronkelijk vooral ontwikkeld voor de uitwisseling van documenten tussen handelspartners.
Vandaag zijn bij documentstromen steeds meer partijen betrokken. Accountants en factoringmaatschappijen zijn daar voorbeelden van. Ook aankoopagenten kunnen een rol spelen bij zulke uitwisselingen.

De Belgische werkgroep die zich bezighoudt met scenario’s waarbij derden betrokken zijn, onderzoekt deze toepassingen parallel. Volgens de verslagen van het Belgische forum is voor het factoringscenario nog bijkomende input nodig van de betrokken marktpartijen.
Het scenario met aankoopagenten zou mogelijk gebruik kunnen maken van het kopiemechanisme dat voor boekhoudkundige uitwisselingen wordt ontwikkeld. Copy to Bookkeeper vormt daardoor een belangrijke basis om uitwisselingen met derde partijen binnen het Peppolecosysteem verder mogelijk te maken.

Met dit proces biedt Peppol een gestandaardiseerde aanpak om kopieën van facturatiedocumenten naar gemachtigde derden te versturen. De onderliggende technische principes creëren ook mogelijkheden voor andere bedrijfsprocessen waarbij bijkomende partijen betrokken zijn.

Van standaardisering naar implementatie

Nu het Copy to Bookkeeper proces gestandaardiseerd is, kunnen softwareleveranciers en Peppol Access Points beginnen met de ontwikkeling van de nodige functionaliteiten.

Daarbij moeten nog enkele belangrijke vragen worden beantwoord:

Hoe kunnen klanten hun boekhouder instellen?
Hoe wordt de ontvangende Peppoldeelnemer geïdentificeerd?
Hoe wordt het specifieke proces in de SMP geregistreerd?
Hoe wordt het doorsturen van inkomende en uitgaande kopieën gestart?
Hoe wordt vermeden dat documenten dubbel worden verwerkt?
Hoe worden kopieën onderscheiden van gewone facturatietransacties?
Hoe kunnen boekhoudtoepassingen elk

Deze vragen hebben betrekking op het volledige documenttraject. Dat begint bij de bedrijfssoftware, loopt langs het Peppol Access Point en eindigt bij de ontvangende boekhoudtoepassing. Samenwerking tussen softwareleveranciers en Peppoldienstverleners zal daarom essentieel zijn voor de invoering van het proces. Er wordt momenteel gewerkt aan een implementatiehandleiding die op deze vragen een antwoord moet bieden.

Hoe kan Digiteal u helpen?

Digiteal leidt de Belgische Peppolwerkgroep die zich bezighoudt met scenario’s waarbij derden betrokken zijn. Het bedrijf speelt samen met Belgische en Europese Peppolexperts een voortrekkersrol in de ontwikkeling en standaardisering van Copy to Bookkeeper. Dankzij deze betrokkenheid beschikt Digiteal over rechtstreekse expertise in de zakelijke vereisten en de technische principes voor de implementatie van Copy to Bookkeeper.

Voor softwareleveranciers en Peppol Access Points die Copy to Bookkeeper willen implementeren, kan Digiteal helpen om de impact op bestaande Peppolflows te beoordelen en de technische vereisten in kaart te brengen. Digiteal kan hen ook ondersteunen bij het aanpassen van hun infrastructuur en het integreren van het gestandaardiseerde proces in hun oplossingen.
Of u nu ERP leverancier, aanbieder van boekhoudsoftware of beheerder van een Peppol Access Point bent, Digiteal kan u begeleiden bij de implementatie van Copy to Bookkeeper en u helpen om de voordelen van deze nieuwe interoperabiliteit te benutten.
Voor het Peppolecosysteem betekent Copy to Bookkeeper veel meer dan een nieuwe manier om documenten te versturen. Het biedt de mogelijkheid om een deel van de eigen integraties te vervangen door interoperabele infrastructuur en de meerwaarde van Peppol uit te breiden tot buiten de traditionele uitwisseling tussen leveranciers en klanten.