E-invoicing: Verplichtingen, hoe bereid je je voor?

Wat is e-invoicing?

Elektronische facturatie (of e-facturatie) verwijst naar het proces van het elektronisch aanmaken, verzenden en ontvangen van facturen, zonder gebruik te maken van fysieke media.

In tegenstelling tot gedematerialiseerde facturen, die in digitale vorm kunnen zijn maar nog steeds via traditionele kanalen worden verzonden (zoals e-mail met een PDF-bijlage), maakt e-facturering gebruik van gestructureerde, gestandaardiseerde formaten.

Wat zijn de voordelen?

Snellere betalingen: elektronische facturen worden over het algemeen sneller verwerkt
Voldoet aan de Belgische en Europese regelgeving
Lagere kosten: geen druk-, frankeer- en opslagkosten meer voor papieren facturen
Optimale boekhoudkundige opvolging: uw boekhoudgegevens worden continu bijgewerkt zodra uw elektronische facturen zijn ontvangen of verzonden
Tijdsbesparing: door het automatiseren van het aanmaken, verzenden en ontvangen van facturen
Minder menselijke fouten: dankzij het gebruik van gestructureerde en gestandaardiseerde formaten.
Eenvoudigere traceerbaarheid: dankzij IT-systemen die verzend- en ontvangstinformatie registreren
Gegevensbeveiliging: de meeste e-facturatiesystemen bieden geavanceerde beveiligingsmaatregelen om gevoelige informatie te beschermen
Eenvoudige integratie: met andere bedrijfssoftware (boekhouding, financieel beheer, enz.)
Duurzame aanpak: door minder papierverbruik

Wat zegt de Belgische wet over e-invoicing?

B2G elektronische facturatie

Het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 heeft elektronische facturering verplicht gesteld voor de meeste overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten. Voortaan moeten de betrokken facturen worden uitgereikt en verzonden via het elektronische platform PEPPOL..

De overgang naar e-facturering is bedoeld om de traceerbaarheid te verbeteren, fraude te beperken, de btw-kloof te verkleinen en de uitwisselingen tussen bedrijven en overheidsinstanties te vereenvoudigen.

Verplichte e-facturering zal geleidelijk worden ingevoerd, afhankelijk van de geschatte waarde van overheidsopdrachten:

Vanaf 1 november 2022: verplichte elektronische facturering wordt ingevoerd voor overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde de Europese drempel van 214 000 euro exclusief btw bereikt of overschrijdt.
Vanaf 1 mei 2023: de verplichting wordt uitgebreid tot overheidsopdrachten met een waarde van 30 000 euro of meer exclusief btw.
Vanaf 1 november 2023 geldt de verplichting voor alle andere overheidsopdrachten, met uitzondering van opdrachten met een waarde van minder dan € 3.000 exclusief btw.

Luxemburg heeft sinds begin 2022 soortgelijke verplichtingen ingevoerd. Dit heeft geleid tot een toename van PEPPOL-gerelateerde activiteiten.

B2B elektronische facturatie

Vanaf 1 januari 2026 zullen bedrijven ook verplicht zijn gestructureerde elektronische facturen te gebruiken bij hun zakelijke transacties. De federale regering heeft het Europese elektronische facturatienetwerk PEPPOL gekozen om de standaardisatie van deze operaties te waarborgen.
Het FOD Financiën zal een uitgebreide informatieve campagne opzetten om alle betrokken partijen gedurende de overgangsperiode op de hoogte te stellen.

Hoe stap ik over op elektronische facturatie?

Hoogstwaarschijnlijk gebruikt u al software voor elektronische facturering.

Om aan de huidige normen te voldoen, moet je software compatibel zijn met het PEPPOL-netwerk via een gecertificeerd toegangspunt. De FOD BOSA, de federale administratie die verantwoordelijk is voor B2G elektronische facturatie, heeft een lijst opgesteld van IT-oplossingen die over deze connectiviteit beschikken.

Staat uw gebruikelijke software niet op de lijst? Aarzel dan niet om contact op te nemen met Digiteal, het PEPPOL toegangspunt bij uitstek voor vooruitstrevende bedrijven en administraties. Wij helpen u graag om te profiteren van de vele voordelen van elektronische facturatie via PEPPOL.