Peppol est l’acronyme de Pan-European Public Procurement On-Line. Il s’agit, à l’origine, du cadre mis en place par la Commission européenne afin de généraliser la facturation électronique et les marchés publics en ligne.
Peppol fonctionne comme un carnet d’adresses combiné à un réseau de transport sécurisé qui organise l’envoi de documents électroniques d’une machine à une autre, de manière standardisée et traçable. Le réseau ne se limite pas aux seules factures électroniques : il prend en charge plusieurs types de documents (factures,notes de crédit, bons de commande, …).
La réglementation luxembourgeoise couvre les marchés publics ainsi que les contrats de concession. La loi impose l’émission et la transmission de factures électroniques conformes vers l’État et les autres organismes publics. Seuls certains canaux sont autorisés par la réglementation : l’envoi à travers le réseau Peppol (canal standard) ou, à défaut, via les formulaires électroniques mis à disposition sur MyGuichet.lu.
Cette obligation est entrée en vigueur de façon échelonnée entre mai 2022 et mars 2023 selon la taille des entreprises, la dernière phase ayant touché les petites entreprises au 18 mars 2023. Depuis cette date, tous les fournisseurs du secteur public doivent émettre leurs factures sous forme électronique conforme par le biais du réseau Peppol.
De leur côté, les organismes du secteur public doivent être en mesure de recevoir et traiter ces factures électroniques. Le Centre des technologies de l’information de l’État (CTIE) fournit un point d’accès mutualisé pour les entités publiques qui ne disposent pas de leur propre infrastructure.
L’utilisation de Peppol au Luxembourg se fait conformément au standard Peppol BIS Billing v3, sans exigences spécifiques. La liste des exigences spécifiques par pays est disponible dans la documentation des PASR (Peppol Authority Specific Requirements) d’OpenPeppol. Le Luxembourg n’est pas repris dans cette liste puisqu’il n’y a pas d’exigences spécifiques pour ce pays.
À ce jour, la Chambre de Commerce souligne explicitement qu’aucune date n’est fixée pour une obligation de facturation électronique B2B (entre entreprises) au Luxembourg. Aucune échéance réglementaire formelle n’a donc été annoncée. L’utilisation de Peppol pour la facturation électronique B2B se fait déjà de manière volontaire.
Cela étant, beaucoup d’acteurs anticipent que la facturation électronique structurée (et très probablement sur Peppol) deviendra elle aussi obligatoire en B2B dans un avenir proche. Certaines projections du marché évoquent un horizon autour de 2027 sans que cela ne constitue (à ce stade) une position officielle des autorités.
L’obligation B2G en place est un premier pas significatif qui montre clairement que le Luxembourg se dirige, aux côtés de la Belgique et d’autres pays européens, vers une généralisation de la facturation électronique dans le secteur privé, même si cela n’est pas encore imposé.
Dès lors, il est recommandé tant aux entreprises qu’aux éditeurs de logiciels de préparer leur intégration dès maintenant car les briques techniques et processus utilisés en B2B seront très certainement similaires à ceux mis en place aujourd’hui en B2G.
Peppol est le réseau retenu pour la réception automatisée des factures électroniques par l’ensemble des organismes publics (ministères, administrations, communes…). Un règlement grand-ducal a officialisé en 2021 le choix de Peppol comme réseau de livraison commun des factures électroniques vers le secteur public luxembourgeois. Tous les OSP (organismes du secteur public) doivent donc être accessibles sur Peppol pour recevoir les factures B2G, que ce soit à travers leur propre point d’accès ou via le point d’accès mutualisé du CTIE. Les organismes connectés via le CTIE sont automatiquement publiés dans l’annuaire Peppol. Cela facilite leur identification par leurs fournisseurs.
Dès lors qu’elles facturent un organisme du secteur public luxembourgeois, les entreprises fournisseurs sont tenues d’émettre des factures électroniques conformes et de les transmettre via le réseau Peppol. Cette exigence légale s’applique à toutes les factures dans le cadre de marchés publics, sans seuil de montant ni de distinction de secteur hormis quelques cas très limités prévus par la loi. En pratique, toute entreprise doit s’équiper pour pouvoir envoyer ses factures au format structuré (XML) par Peppol lorsqu’elle travaille pour le secteur public luxembourgeois.
En dehors du secteur public, l’usage de Peppol est facultatif mais déjà accessible pour les échanges entre entreprises. Rien n’empêche deux sociétés privées de s’envoyer des factures Peppol de manière volontaire, par exemple pour fluidifier la comptabilité. Le réseau, d’abord établi pour le B2G, accepte aussi les échanges B2B. Cela permet au secteur privé d’utiliser la même infrastructure pour des processus de facturation sécurisés, standardisés et efficaces entre entreprises.
Même en l’absence d’obligation hors B2G, adopter Peppol offre de nombreux avantages aux entreprises B2B. En voici un tour d’horizon :
Ces bénéfices expliquent pourquoi de nombreuses entreprises choisissent Peppol de manière volontaire, bien avant toute obligation légale.
Le fonctionnement du réseau Peppol est identique dans tous les pays et repose sur le modèle dit « à quatre coins » (ou four-corner model en anglais).
Ce modèle implique quatre acteurs dans chaque échange de document :
En d’autres termes, chaque entreprise (émettrice ou réceptrice) est connectée au réseau à l’aide du point d’accès (Access Point) certifié de son choix. Les deux points d’accès se chargent de faire transiter le document de l’émetteur vers le bon destinataire sur le réseau.
La mission du point d’accès est donc d’assurer le routage. Lorsque l’émetteur envoie une facture, son point d’accès consulte l’annuaire Peppol pour vérifier que le destinataire y est bien référencé et adressable, et pour s’assurer que le destinataire est capable de recevoir le type de document envoyé. Puis, il transmet la facture au point d’accès du destinataire indiqué. Le destinataire récupère alors la facture auprès de son propre point d’accès.
Tout cela se passe de manière transparente et hautement sécurisée. Ce modèle décentralisé garantit une interopérabilité à trois niveaux : technique, grâce au Modèle des 4 Coins qui structure les échanges entre points d’accès ; sémantique et syntaxique, grâce à un format de document unique (UBL / BIS) compris par tous les participants ; et dynamique, grâce à l’annuaire mondial (SML / SMP) qui permet à chaque émetteur de localiser et d’adresser n’importe quel destinataire en temps réel. Tant que chaque participant est connecté à un point d’accès du réseau Peppol, tous peuvent s’échanger des documents entre eux.
Deux grandes options s’offrent aux entreprises pour transmettre une facture électronique au secteur public luxembourgeois : l’envoi via Peppol ou l’envoi via MyGuichet.lu. Pour un usage régulier et professionnel, la connexion via Peppol est de loin la plus efficace. MyGuichet se profile comme une solution de secours pratique pour les très petites structures ou les entreprises en phase de transition, mais elle n’est pas automatisable à grande échelle.
C’est l’approche la plus fluide et la plus évolutive si vous envoyez régulièrement des factures B2G ou si vous souhaitez anticiper une future obligation B2B.
Concrètement, il s’agit de relier votre logiciel de facturation ou ERP à un point d’accès Peppol (prestataire certifié comme Digiteal, par exemple) afin d’envoyer votre facture “en un clic”. Une fois l’intégration effectuée, l’envoi d’une facture conforme se fait automatiquement par votre logiciel vers le point d’accès, qui la routera au destinataire.
En guise d’alternative, une grande organisation peut choisir d’installer son propre point d’accès Peppol mais cette voie est généralement réservée aux entités dotées de ressources IT importantes, puisqu’il faut alors gérer (et maintenir) toute l’infrastructure en interne, avec l’expertise et tous les coûts que cela suppose.
Si votre logiciel n’est pas encore connecté à Peppol et que vous n’avez que quelques factures envers les autorités publiques à émettre, le Luxembourg met à disposition deux formulaires en ligne sur MyGuichet.lu :
Ces deux formulaires MyGuichet constituent des solutions techniques alternatives « non automatisées » prévues par la réglementation. Elles sont destinées aux organisations qui n’ont pas encore d’accès Peppol.
La logique d’envoi et de réception de documents sur Peppol est la même que ce soit pour facturer le secteur public (B2G) ou entre entreprises (B2B).
Du côté réception, le principe est symétrique : si vous êtes connecté à Peppol, vos factures entrantes vous parviendront dans le même flux automatisé. Votre point d’accès recevra les factures envoyées à votre identifiant Peppol et les transmettra à votre logiciel, qui pourra les intégrer automatiquement dans votre comptabilité (ou dans votre workflow de validation interne). Ceci vaut aussi bien pour les factures B2G (réception par les entités publiques) que pour d’éventuelles factures B2B reçues via le réseau.
Pour le secteur public, rappelons que si vous n’êtes pas encore connecté au réseau, la solution MyGuichet décrite plus haut reste l’alternative : soit en saisissant manuellement les factures, soit en important les fichiers XML via les formulaires en ligne. Ces solutions manuelles permettent de respecter l’obligation légale en attendant une intégration plus aboutie.
Enfin, une fois la facture transmise, l’émetteur reçoit un accusé de réception technique confirmant la bonne livraison au point d’accès. Si une facture est rejetée pour non-conformité via un MLR (Message Level Response), le traitement diffère selon le contexte : en B2G, le ministère permet aux fournisseurs d’en obtenir la raison afin de corriger et renvoyer le document ; en B2B, c’est le point d’accès du destinataire qui communique le motif du rejet (à condition que ce dernier se soit enregistré avec la capacité de recevoir ce type de document).
Passer à la facturation électronique ne dispense pas des obligations d’archivage, loin de là ! Au Luxembourg, la conservation des documents comptables est généralement requise sur une longue durée (souvent 10 ans). Cette dernière dépend du type de pièce et du cadre légal applicable.
Par exemple, l’article 16 du Code de commerce impose aux commerçants de conserver leurs documents sociaux pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Les factures (y compris électroniques) entrent dans ce même cadre des pièces justificatives comptables.
A l’instar des factures papier d’antan, il est requis de mettre en place une solution d’archivage pour vos e-factures. Cela peut être assuré soit par votre logiciel de facturation (beaucoup offrent un stockage sécurisé des factures émises et reçues), soit à travers un système d’archivage électronique certifié.
Veillez à ce que les fichiers XML de vos factures Peppol soient conservés intacts pendant au moins 10 ans, avec les garanties d’authenticité et d’intégrité nécessaires. En cas de contrôle fiscal ou d’audit, vous devrez être en mesure de présenter ces factures électroniques sous forme intelligible, exactement comme vous le feriez (ou l’auriez fait…) avec des factures au format papier.
Au Luxembourg, Peppol est la voie de facturation obligatoire en B2G depuis le 18 mars 2023. Du côté B2B, il n’existe pas encore de calendrier d’obligation officiel mais la tendance européenne est claire. Dès lors, votre meilleure stratégie en tant qu’intégrateur logiciel ou entreprise B2B est limpide : mieux vaut vous connecter le plus tôt possible.
En anticipant, vous modernisez vos processus et vous vous alignez sur ce qui deviendra la norme, d’autant que l’essentiel de l’implémentation (formats, identifiants, automatisation, archivage…) est exactement le même entre le B2G actuel et le B2B à venir.
En résumé, que votre entreprise traite avec le secteur public ou non, la facturation électronique structurée à travers le réseau Peppol représente une opportunité de gain d’efficacité et de conformité. Autant s’y préparer dès maintenant pour avoir une longueur d’avance, profiter dès aujourd’hui des nombreux avantages et aborder sereinement les évolutions réglementaires B2B qui vous attendent à l’horizon 2027.
En tant que point d’accès Peppol certifié depuis 2021, Digiteal accompagne aussi bien les entreprises que les administrations et les éditeurs de logiciels dans leur connexion au réseau Peppol, au Luxembourg comme dans le reste de l’Europe.
Que vous soyez une entreprise qui facture des administrations publiques, un acteur B2B souhaitant anticiper les évolutions réglementaires ou un éditeur de logiciel à la recherche d’une intégration Peppol fiable, Digiteal vous accompagne de A à Z dans votre projet.
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