Alles-in-één Peppol-toegangspunt
Volledige toegang tot het Peppol-netwerk, voor zowel B2G- als B2B-uitwisselingen.
BEDRIJF
Digiteal SA
BE 0630675588
LEI 9845000A44AB9CA60605
Rue Emile Francqui 6/9
1435 Mont-Saint-Guibert
Belgium
OVER DIGITEAL
Wat is Peppol?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Het is oorspronkelijk een kader dat door de Europese Commissie is opgezet om elektronische facturatie en online overheidsopdrachten te veralgemenen.
Peppol werkt als een adresboek gecombineerd met een beveiligd transportnetwerk dat de verzending van elektronische documenten van machine tot machine organiseert, op een gestandaardiseerde en traceerbare manier. Het netwerk beperkt zich niet tot elektronische facturen alleen: het ondersteunt meerdere documenttypes (facturen, creditnota’s, bestelorders, …).
Peppol in Luxemburg: verplichtingen in B2G, verwachte evoluties in B2B
B2G: verplicht (en al van kracht)
De Luxemburgse regelgeving dekt overheidsopdrachten en concessiecontracten. De wet verplicht de uitgifte en verzending van conforme elektronische facturen naar de staat en andere overheidsinstanties. Alleen bepaalde kanalen zijn wettelijk toegestaan: verzending via het Peppol-netwerk (het standaardkanaal) of, bij gebrek daaraan, via de elektronische formulieren op MyGuichet.lu.
Deze verplichting trad gefaseerd in werking tussen mei 2022 en maart 2023, afhankelijk van de bedrijfsgrootte, waarbij de laatste fase kleine bedrijven bereikte op 18 maart 2023. Sindsdien moeten alle leveranciers van de overheidssector hun facturen als conforme elektronische facturen verzenden via het Peppol-netwerk.
Overheidsinstanties moeten op hun beurt in staat zijn om deze elektronische facturen te ontvangen en te verwerken. Het Centre des technologies de l’information de l’État (CTIE) biedt een gedeeld toegangspunt voor overheidsinstanties die niet over een eigen infrastructuur beschikken.
Het gebruik van Peppol in Luxemburg verloopt conform de Peppol BIS Billing v3-standaard, zonder landspecifieke vereisten. De lijst van landspecifieke vereisten is beschikbaar in de PASR-documentatie (Peppol Authority Specific Requirements) van OpenPeppol. Luxemburg staat niet op deze lijst, omdat er geen specifieke vereisten voor dit land gelden.
B2B: de kalender ligt nu vast
Op 17 juli 2026 keurde de Luxemburgse regering een wetsontwerp goed dat de verplichte e-facturatie uitbreidt voorbij B2G, naar binnenlandse B2B-transacties (waarbij zowel leverancier als klant in Luxemburg gevestigd zijn). De wet moet nog door het parlement, maar de richting en de timing liggen nu vast.
Volgens de Kamer van Koophandel gebeurt de uitrol in fases:
- 1 januari 2028: alle bedrijven moeten in staat zijn om conforme e-facturen te ontvangen
- 1 juli 2028: grote en middelgrote bedrijven moeten hun B2B-facturen elektronisch versturen
- 1 januari 2029: de verplichting om e-facturen te versturen geldt dan voor alle overige bedrijven, inclusief kleine en micro-ondernemingen
Deze hervorming bouwt verder op de Peppol-infrastructuur die al gebruikt wordt voor B2G, en op de Europese norm EN 16931. Ze past ook binnen het Europese ViDA-initiatief (VAT in the Digital Age). Grensoverschrijdende B2B en B2C vallen voorlopig buiten het toepassingsgebied.
De B2G-verplichting die sinds 2023 van kracht is, was eigenlijk maar een eerste stap: Luxemburg volgt een gelijkaardig traject als België, waar Peppol sinds januari 2026 al verplicht is voor B2B.
Bedrijven en software-leveranciers doen er goed aan om nu al te beginnen met voorbereiden: de technische bouwstenen en processen voor B2B zullen grotendeels dezelfde zijn als die je vandaag al gebruikt voor B2G.
Wie gebruikt Peppol in Luxemburg?
De Luxemburgse overheidssector
Peppol is het netwerk dat gekozen is voor de geautomatiseerde ontvangst van elektronische facturen door alle overheidsinstanties (ministeries, administraties, gemeenten…). Een groothertogelijk besluit heeft in 2021 de keuze voor Peppol als gemeenschappelijk leveringsnetwerk voor elektronische facturen naar de Luxemburgse overheidssector officieel bekrachtigd. Alle OSP’s (organisaties van de overheidssector) moeten dus bereikbaar zijn op Peppol om B2G-facturen te ontvangen, hetzij via hun eigen toegangspunt, hetzij via het gedeelde toegangspunt van het CTIE. Instanties die via het CTIE zijn aangesloten, worden automatisch gepubliceerd in de Peppol-directory, wat het voor hun leveranciers gemakkelijker maakt om ze te identificeren.
Bedrijven die de overheidssector beleveren (Luxemburgs of buitenlands)
Zodra ze factureren aan een Luxemburgse overheidsinstantie, zijn leveranciersbedrijven verplicht conforme elektronische facturen uit te geven en deze via het Peppol-netwerk te verzenden. Deze wettelijke verplichting geldt voor alle facturen in het kader van overheidsopdrachten, zonder drempelbedrag en zonder sectoronderscheid, behalve in een aantal zeer beperkte gevallen die de wet voorziet. In de praktijk moet elk bedrijf dat voor de Luxemburgse overheidssector werkt, zich uitrusten om facturen in gestructureerd formaat (XML) via Peppol te kunnen verzenden.
Privébedrijven (B2B)
Buiten de overheid is het gebruik van Peppol vandaag nog vrijblijvend, maar wordt het vanaf 2028 verplicht voor binnenlandse B2B-uitwisselingen (zie kalender hierboven). Tot dan kan niets twee privébedrijven tegenhouden om vrijwillig Peppol-facturen uit te wisselen, bijvoorbeeld om de boekhouding vlotter te laten verlopen. Het netwerk, oorspronkelijk opgezet voor B2G, ondersteunt van nature ook B2B-uitwisselingen, waardoor de privésector nu al kan bouwen op dezelfde infrastructuur die binnenkort de norm wordt.
Waarom Peppol gebruiken?
Zelfs zonder verplichting buiten B2G biedt de adoptie van Peppol tal van voordelen voor B2B-bedrijven.
Een overzicht:
- Kostenbesparing: minder verzending van pdf’s per e-mail of op papier, en minder manuele (her)invoer van gegevens, wat druk-, porto- en administratieve verwerkingskosten vermindert.
- Minder fouten: omdat gegevens gestructureerd zijn, kan de verwerking van begin tot einde worden geautomatiseerd, waardoor invoerfouten en ontbrekende gegevens worden voorkomen.
- Grotere veiligheid en traceerbaarheid: de Peppol-infrastructuur zorgt voor veilige factuurroutering en betrouwbare identificatie van alle partijen (via unieke identifiers), wat een betere opvolging van transacties mogelijk maakt en frauderisico’s vermindert.
- Snellere purchase-to-pay-cyclus: ontvangst, validatie en betaling van facturen verlopen sneller dankzij automatisering, quasi-onmiddellijke verwerking, minder geschillen en minder vertragingen door fouten.
Deze voordelen verklaren waarom veel bedrijven vrijwillig voor Peppol kiezen, ruim voor enige wettelijke verplichting.
Hoe werkt Peppol?
Het Peppol-netwerk werkt op dezelfde manier in alle landen en is gebaseerd op het zogenaamde vierhoeksmodel (of four-corner model in het Engels).
Dit model omvat vier partijen bij elke documentuitwisseling:
- De verzender van het document
- Het Peppol-toegangspunt van de verzender
- Het Peppol-toegangspunt van de ontvanger
- De uiteindelijke ontvanger
Met andere woorden: elk bedrijf, of het nu verzendt of ontvangt, is via een gecertificeerd toegangspunt naar keuze verbonden met het netwerk. De twee toegangspunten zorgen voor de overdracht van het document van de verzender naar de juiste ontvanger op het netwerk.
De rol van het Peppol Access Point / toegangspunt is dus routering. Wanneer een verzender een factuur verstuurt, raadpleegt zijn toegangspunt de Peppol-directory om te bevestigen dat de ontvanger geregistreerd en bereikbaar is, en om te controleren of de ontvanger het verzonden documenttype kan ontvangen. Vervolgens stuurt het de factuur door naar het toegangspunt van de ontvanger, die de factuur daar ophaalt.
Dit alles verloopt transparant en met een hoog beveiligingsniveau. Dit gedecentraliseerde model garandeert interoperabiliteit op drie niveaus: technisch, via het vierhoeksmodel dat de uitwisselingen tussen toegangspunten structureert; semantisch en syntactisch, via een enkel documentformaat (UBL / BIS) dat door alle deelnemers wordt begrepen; en dynamisch, via de wereldwijde directory (SML / SMP) waarmee elke verzender in real time elke ontvanger kan lokaliseren en adresseren. Zolang elke deelnemer verbonden is met een Peppol-netwerktoegang, kunnen ze onderling documenten uitwisselen.
Welke opties zijn er om een e-factuur naar de overheidssector te sturen?
Bedrijven hebben twee grote opties om een elektronische factuur naar de Luxemburgse overheidssector te verzenden: via Peppol of via MyGuichet.lu. Voor regelmatig en professioneel gebruik is de verbinding via Peppol verreweg de meest efficiënte. MyGuichet is een handige noodoplossing voor zeer kleine organisaties of bedrijven in een overgangsfase, maar is niet op grote schaal automatiseerbaar.
Via Peppol, via een gecertificeerd toegangspunt (aanbevolen)
Dit is de vlotste en meest schaalbare aanpak als je regelmatig B2G-facturen verstuurt of wil anticiperen op een toekomstige B2B-verplichting.
Concreet gaat het om het koppelen van je facturatiesoftware of ERP aan een Peppol-toegangspunt,een gecertificeerde aanbieder zoals Digiteal, zodat je facturen met één klik kunt versturen. Eenmaal de integratie is uitgevoerd, verzendt je software automatisch conforme facturen naar het toegangspunt, dat ze naar de ontvanger routeert.
Als alternatief kan een grote organisatie ervoor kiezen om een eigen Peppol-toegangspunt op te zetten, maar deze weg is doorgaans voorbehouden aan entiteiten met aanzienlijke IT-middelen, aangezien de volledige infrastructuur intern moet worden beheerd en onderhouden — met de bijbehorende expertise en kosten.
Via MyGuichet.lu (voor occasionele verzendingen)
Als je software nog niet verbonden is met Peppol en je slechts een beperkt aantal facturen aan overheidsinstanties moet uitsturen, biedt Luxemburg twee online formulieren aan op MyGuichet.lu:
- Een webformulier waarmee je de gegevens van een conforme elektronische factuur manueel kunt invoeren en indienen — het systeem genereert dan het XML-bestand voor je.
- Een tweede formulier waarmee je een al conform XML-factuurbestand (bijvoorbeeld aangemaakt door je software) kunt uploaden en rechtstreeks naar de overheidsinstantie kunt doorsturen.
Deze twee MyGuichet-formulieren zijn de “niet-geautomatiseerde” alternatieve technische oplossingen die door de regelgeving zijn voorzien, bedoeld voor organisaties die nog geen toegang hebben tot Peppol.
Facturen verzenden en ontvangen via Peppol
De logica voor het verzenden en ontvangen van documenten via Peppol is dezelfde, of je nu de overheidssector factureert (B2G) of andere bedrijven (B2B).
- Voorbereiding van de factuur: je maakt de factuur aan in je gebruikelijke software (ERP, facturatietool…) en zorgt ervoor dat alle vereiste informatie is opgenomen.
- Genereren van het gestructureerde formaat: je software (als die conform is) genereert de factuur in het juiste gestructureerde XML-formaat (bijvoorbeeld Peppol BIS 3.0 UBL). Dit XML-bestand bevat alle factuurgegeven op een gestandaardiseerde manier (klantgegevens, btw, lijnen, totaal, enzovoort).
- Verzending via het Peppol-toegangspunt: de software stuurt het XML-bestand naar het Peppol-toegangspunt waarmee het verbonden is (of laadt het op via een door de dienstverlener aangeboden API of connector). Het toegangspunt neemt dan de routering naar de ontvanger over, identificeert diens eigen toegangspunt en levert de factuur daar af. Als alles in orde is, wordt de factuur binnen enkele seconden in het systeem van de ontvanger afgeleverd.
Aan de ontvangkant is het principe symmetrisch: als je verbonden bent met Peppol, komen inkomende facturen bij je aan via dezelfde geautomatiseerde stroom. Je toegangspunt ontvangt de facturen die naar jouw Peppol-identifier zijn verstuurd en stuurt ze door naar je software, die ze automatisch in je boekhouding kan integreren (of in je interne validatieworkflow). Dit geldt zowel voor B2G-facturen (ontvangst door overheidsinstanties) als voor eventuele B2B-facturen die via het netwerk worden ontvangen.
Voor de overheidssector: als je nog niet verbonden bent met het netwerk, blijft de eerder beschreven MyGuichet-oplossing het alternatief, hetzij door facturen manueel in te voeren, hetzij door XML-bestanden te importeren via de online formulieren. Deze manuele oplossingen laten je toe aan je wettelijke verplichting te voldoen in afwachting van een meer volledige integratie.
Tot slot ontvangt de verzender na de overdracht van de factuur een technische ontvangstbevestiging die de succesvolle aflevering aan het toegangspunt bevestigt. Als een factuur wegens niet-conformiteit wordt geweigerd via een MLR (Message Level Response), verschilt de afhandeling naargelang de context: in B2G laat het ministerie leveranciers de reden van weigering opvragen zodat ze het document kunnen corrigeren en opnieuw indienen; in B2B is het het toegangspunt van de ontvanger dat de reden van weigering meedeelt, op voorwaarde dat die laatste zich heeft geregistreerd met de mogelijkheid om dat documenttype te ontvangen.
Archivering: vergeet de bewaartermijn niet!
Overstappen op elektronische facturatie ontheft je geenszins van je archiveringsverplichtingen, integendeel. In Luxemburg moeten boekhoudkundige documenten doorgaans gedurende een lange periode worden bewaard, vaak 10 jaar, afhankelijk van het documenttype en het toepasselijke wettelijke kader.
Artikel 16 van het Wetboek van Koophandel verplicht handelaars bijvoorbeeld hun bedrijfsdocumenten 10 jaar te bewaren vanaf de afsluiting van het boekjaar. Facturen — inclusief elektronische, vallen onder dezelfde categorie van boekhoudkundige bewijsstukken.
Net zoals vroeger met papieren facturen, moet je een archiveringsoplossing voorzien voor je e-facturen. Dit kan worden verzorgd door je facturatiesoftware (veel pakketten bieden veilige opslag van verzonden en ontvangen facturen) of via een gecertificeerd elektronisch archiveringssysteem.
Zorg ervoor dat de XML-bestanden van je Peppol-facturen gedurende minstens 10 jaar intact worden bewaard, met de nodige garanties voor authenticiteit en integriteit. Bij een fiscale controle of audit moet je deze elektronische facturen in leesbare vorm kunnen voorleggen — net zoals je dat zou doen (of gedaan zou hebben) met papieren facturen.
Conclusie
In Luxemburg is Peppol sinds 18 maart 2023 het verplichte facturatiekanaal voor B2G. Voor B2B ligt de kalender nu vast: verplichte ontvangst vanaf 1 januari 2028, gevolgd door een gefaseerde invoering van de verzendplicht tot 1 januari 2029 voor alle bedrijven. Ben je software-integrator of B2B-bedrijf, dan is de beste strategie duidelijk: hoe vroeger je aansluit, hoe beter.
Door hierop te anticiperen, moderniseer je je processen en stem je je alvast af op wat binnenkort de norm wordt, zeker omdat het grootste deel van de implementatie (formaten, ID’s, automatisering, archivering…) exact hetzelfde is tussen de huidige B2G-verplichting en de B2B-verplichting die eraan komt.
Kortom, of je bedrijf nu wel of niet met de overheid handelt: gestructureerde e-facturatie via het Peppol-netwerk is een kans om efficiënter en compliant te werken. Best om je hier nu al klaar voor te maken, zodat je de deadlines van 2028-2029 met een gerust hart tegemoet gaat.
Waarom kiezen voor het Peppol Access Point van Digiteal?
Als gecertificeerd Peppol-toegangspunt sinds 2021 begeleidt Digiteal zowel bedrijven als overheidsinstellingen en softwareontwikkelaars bij hun aansluiting op het Peppol-netwerk, in Luxemburg en in de rest van Europa.
Klaar om je aan te sluiten op Peppol in Luxemburg?
Of je nu een bedrijf bent dat overheidsinstanties factureert, een B2B-speler die wil anticiperen op regelgevingswijzigingen, of een softwareontwikkelaar op zoek naar een betrouwbare Peppol-integratie, Digiteal begeleidt je van A tot Z in je project.
